Kultura jest wspaniała!

Intranet sharepoint

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w spółce to kwestia przetrwania. Od uzgodnienia systemu i kontroli należałoby rozpoczynać synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu uporządkowania, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.
Praca przy komputerze
Napisał: sxc.hu
Na podstawie: http://sxc.hu
Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy przedyskutować jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka modeli standardowych, z których czerpie się od lat w praktyce. Sugeruje się aby, w przypadku chociażby niestandardowego przydziału prac, skorzystać z autorskich rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich jasne, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.

Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.



Dokumenty mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i nieustanny obieg dokumentów. System bezdziennikowy preferowany jest najczęściej w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja - tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Dodatkowo dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, archiwizacji dokumentów. Przepływ pism drogą cyfrową ogranicza czas pracy pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się specjalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie także na przyrodę. Najbardziej to drzewa "odetchną z ulgą". Można pójść dalej i w jeszcze większym stopniu oszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy wybierają się na spotkania z klientami. Nie wręczajmy im multum papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w poręczny netbook (propozycje dla mieszkańców Warszawy: odkryj więcej tutaj) lub tablet (a tutaj dla mieszkańców Krakowa: interesujący link). Zajmują mniej miejsca i bezpieczniej wpływają na środowisko.

Opublikowany przez Administrator w dniu 2015-01-27 07:54:44
Tagi: model, Zasady, czas, praca